Onbelast arbobudget voor thuiswerkplek werknemer?

Gerichte vrijstelling arbovoorzieningen

Voor het onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een arbovoorziening aan een werknemer bestaat een gerichte vrijstelling. Als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden, kan dit onbelast zonder dat je vrije ruimte in de werkkostenregeling (wkr) wordt aangetast:

De voorziening wordt (geheel of gedeeltelijk) ge- of verbruikt op de werkplek. Dit kan een werkplek op kantoor zijn maar ook een werkplek thuis.
De voorziening is aangewezen in de wkr en voldoet aan de gebruikelijkheidstoets.
De voorziening hangt direct samen met de arboverplichtingen van de werkgever.
De kosten van de voorziening worden geheel door de werkgever gedragen. De kosten mogen niet ten laste van de werknemer komen.

Budget arbovoorzieningen

Een werkgever heeft aan de Belastingdienst gevraag of hij aan zijn werknemers onbelast een budget van € 500 mag geven voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek. De kosten van deze arbovoorzieningen mag de werknemer op declaratiebasis bij de werkgever indienen. De werknemer toont dus aan wat hij aanschaft ten laste van het budget van € 500.

De Belastingdienst heeft geantwoord dat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing is als:

de door de werknemer gekochte voorziening volgt uit de arboverplichtingen van de werkgever, én
de vergoeding kostendekkend is.

Eigen bijdrage

De kosten van een arbovoorziening moeten geheel door de werkgever gedragen worden. De werknemer mag dus geen eigen bijdrage betalen. Betaalt de werknemer wel een eigen bijdrage dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Een uitzondering geldt voor een eigen bijdrage die een werknemer betaalt omdat hij voor een luxere arbovoorziening wil kiezen dan noodzakelijk is. In zo’n geval geldt de gerichte vrijstelling wel, ondanks de eigen bijdrage.

Kostendekkend?

Als de arbovoorzieningen die de werknemer declareert het budget van € 500 overschrijdt, kan het zijn dat de vergoeding voor een bepaalde arbovoorziening niet meer kostendekkend is. De werknemer betaalt dan als het ware een eigen bijdrage omdat hij niet de volledige kosten van de arbovoorziening vergoed krijgt. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen mag voor die voorziening dan niet worden toegepast.

Voorbeeld

Een werknemer schaft een bureaustoel (€ 300), een beeldscherm (€ 150) en een noise-cancelling koptelefoon (€ 100) aan. Deze voorzieningen voldoen aan alle voorwaarden. Alleen de vraag of de vergoeding kostendekkend en er geen eigen bijdrage betaald is, staat nog open. Hiervoor zijn drie scenario’s denkbaar:

De werknemer declareert alle arbovoorzieningen in één keer. De totale declaratie is € 550, maar het budget is maar € 500. Er is dus sprake van een overschrijding van € 50 en dus van een eigen bijdrage van de werknemer van € 50. De werkgever mag zelf kiezen aan welke arbovoorziening hij deze eigen bijdrage toerekent. Dat zal in dit geval de noise-cancelling koptelefoon zijn, omdat die het minste kost. Voor deze arbovoorziening geldt de gerichte vrijstelling niet.
De werknemer declareert eerst de bureaustoel, op een later moment het beeldscherm en weer later de noise-cancelling koptelefoon. De vergoeding voor de noise-cancelling koptelefoon is dan niet gericht vrijgesteld omdat de koptelefoon € 100 kost en de vergoeding € 50 bedraagt. De werknemer betaalt dan dus een eigen bijdrage van € 50.
Als de werkgever aannemelijk kan maken dat voor een bedrag van € 50 ook een noise-cancelling koptelefoon kan worden aangeschaft die voldoet aan de arbowet, is niet sprake van een eigen bijdrage. Het bedrag van € 50 is dan aan te merken als een bijdrage voor een duurdere voorziening dan nodig is. De gerichte vrijstelling kan dan wel worden toegepast.

Let op!De vraag of de voorziening direct samenhangt met de arboverplichtingen van de werkgever is niet voor elke voorziening meteen zonder meer duidelijk, maar afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Overleg hierover met onze adviseurs